{"id":61977,"date":"2023-09-27T17:42:59","date_gmt":"2023-09-27T17:42:59","guid":{"rendered":"https:\/\/radimed.ca\/loi-25-politiques-et-procedures\/"},"modified":"2024-09-10T10:43:57","modified_gmt":"2024-09-10T10:43:57","slug":"law-25-policies-and-procedures","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/radimed.dev2.intercode.ca\/en\/law-25-policies-and-procedures\/","title":{"rendered":"Law 25: Policies and procedures"},"content":{"rendered":"

[vc_row][vc_column width=”1\/12″][\/vc_column][vc_column width=”5\/6″ el_id=”loi_25_content”][vc_empty_space height=”120px”][vc_column_text]<\/p>\n

Law 25: Policies and procedures<\/span><\/h1>\n

 <\/p>\n

Coordonn\u00e9es du Responsable de la protection des renseignements personnels de Radimed\u00a0:<\/p>\n

Pascal Malouin
\nCoordonnateur RIS\/PACS\/DSQ
\nResponsable de la protection des renseignements personnels
\npmalouin@radimed.ca
\n1, Westmount Square, suite C-210
\nWestmount, Qu\u00e9bec
\nH3Z 2P9<\/p>\n

Cycle de vie\u00a0des renseignements personnels et m\u00e9dicaux<\/b><\/p>\n

La confidentialit\u00e9, et le caract\u00e8re priv\u00e9, des renseignements personnels et m\u00e9dicaux sont r\u00e9gis, entre autres, par la Loi m\u00e9dicale<\/i> (chapitre M-9), le Code des professions<\/i> (chapitre C-26) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv\u00e9<\/i> (chapitre P-39.1).<\/p>\n

Collecte\u00a0: objectifs et provenance des renseignements<\/b><\/p>\n

Les renseignements collect\u00e9s chez Radimed concerne l\u2019emploi et la prestation d\u2019examens d\u2019imagerie m\u00e9dicale.<\/p>\n

    \n
  • \n

    Les renseignements provenant d\u2019une application d\u2019embauche servent \u00e0 la communication avec l\u2019appliquant, la validation des comp\u00e9tences et, subs\u00e9quemment, \u00e0 cr\u00e9er un dossier de l\u2019employ\u00e9 et \u00e0 g\u00e9rer la paie.<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Ces renseignements proviennent\u00a0<\/i>du formulaire d\u2019application du site web de Radimed, d\u2019un curriculum vitae<\/i> donn\u00e9 en personne, envoy\u00e9 par t\u00e9l\u00e9copie ou par courriel.<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Les renseignements obtenus lors de la r\u00e9ception d\u2019une ordonnance m\u00e9dicale servent \u00e0 communiquer avec le patient pour la prise de rendez-vous\u00a0initiale, communiquer avec le patient pour un examen de rappel, un suivi ou une urgence m\u00e9dicale, cr\u00e9er ou mettre \u00e0 jour un dossier m\u00e9dical, mettre en contexte les particularit\u00e9s du patient lors de l\u2019\u00e9valuation diagnostique, d\u2019identifier le patient en vue d\u2019un examen ult\u00e9rieur et, d\u2019identifier le patient correctement lors de la transmission du rapport diagnostique au professionnel r\u00e9f\u00e9rent, au Programme qu\u00e9b\u00e9cois de d\u00e9pistage du cancer du sein (PQDCS) et au R\u00e9pertoire d\u2019imagerie diagnostique (RID Montr\u00e9al-McGill).<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Ces renseignements proviennent\u00a0du formulaire de demande de rendez-vous du site web de Radimed, sous forme d\u2019ordonnance m\u00e9dicale directement lors de la visite, par t\u00e9l\u00e9copie ou courriel et, en personne ou lors d\u2019un appel t\u00e9l\u00e9phonique, lorsque des renseignements additionnels sont n\u00e9cessaires pour constituer le dossier m\u00e9dical ou valider le type de proc\u00e9dure d\u2019imagerie \u00e0 ex\u00e9cuter.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

    Collecte\u00a0: Natures des renseignements<\/b><\/p>\n

    Lors de la collecte, les renseignements demand\u00e9s doivent se limiter uniquement \u00e0 ceux qui sont essentiels \u00e0 l\u2019embauche ou \u00e0 la prestation de l\u2019examen m\u00e9dical.<\/p>\n

    L\u2019obtention de renseignements additionnels, si n\u00e9cessaires, doit faire l\u2019objet d\u2019une explication claire sur l\u2019objectif d\u2019une telle demande et l\u2019obtention d\u2019un consentement explicite qui sera port\u00e9 au dossier.<\/p>\n

      \n
    • \n

      Les renseignements pour l\u2019embauche se limitent\u00a0aux\u00a0identifiants comme le nom, moyens de communication (t\u00e9l\u00e9phone, courriel), ainsi que les informations et documents fournis par le demandeur afin de valider sa qualification.<\/p>\n<\/li>\n

    • \n

      Les renseignement obtenus du patient se limitent aux\u00a0identifiants d\u00e9mographiques (nom, date de naissance, genre), informations de communication (adresse, num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone, courriel), identifiant de couverture m\u00e9dicale (num\u00e9ro fourni par la R\u00e9gie de l\u2019Assurance-Maladie du Qu\u00e9bec, si applicable) et les renseignement m\u00e9dicaux (ant\u00e9c\u00e9dents pertinents \u00e0 la proc\u00e9dure ex\u00e9cut\u00e9e et renseignements cliniques fournis selon les modalit\u00e9s d\u00e9crient dans L.R.Q. chapitre M-9, r. 25.1).<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

      Utilisation et communication<\/b><\/p>\n

        \n
      • \n

        \u00c0 moins d\u2019une embauche par Radimed, les renseignements ne sont utilis\u00e9s que pendant la p\u00e9riode du processus de recrutement pr\u00e9sent. Par contre, lorsque le candidat l\u2019autorise, ceux-ci peuvent servir pour un recrutement ult\u00e9rieur.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Les renseignements recueillis pour le recrutement ne sont utilis\u00e9s et consult\u00e9s que par les personnes responsables du recrutement.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Suite \u00e0 l\u2019embauche, les renseignements serviront \u00e0 la cr\u00e9ation du dossier de l\u2019employ\u00e9 et pour les activit\u00e9s normales associ\u00e9es \u00e0 l\u2019administration des ressources humaines comme l\u2019inscription au syst\u00e8me de paie.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Les renseignements recueillis pour des fins d\u2019emploi ne sont utilis\u00e9s et consult\u00e9s que par les responsables des ressources humaines lors qu\u2019ils assument leurs activit\u00e9s normales.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Les renseignements recueillis du patient sont utilis\u00e9s de la p\u00e9riode d\u00e9butant par la prise de rendez-vous et se finissant \u00e0 la transmission final du rapport diagnostique au professionnel r\u00e9f\u00e9rent, au RID Montr\u00e9al-McGill et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, au PQDCS.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Il est possible que les l\u2019utilisation de ces renseignements s\u2019\u00e9tende au-del\u00e0 de cette p\u00e9riode pour\u00a0que des corrections n\u00e9cessaires y soit apport\u00e9es, qu\u2019une v\u00e9rification de contr\u00f4le de qualit\u00e9 soit faite ou, que la facturation soit compl\u00e9t\u00e9e.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Finalement, il est possible que les renseignements soient utilis\u00e9s, suite \u00e0 la demande du patient, pour en conna\u00eetre le contenu, v\u00e9rifier l\u2019exactitude, obtenir une copie ou de transf\u00e9rer le contenu vers un tiers.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Les renseignements ne sont utilis\u00e9s et consult\u00e9s que par le personnel participant \u00e0 la prestation du service d\u2019imagerie m\u00e9dicale, ce qui inclus\u00a0le volet administratif pour l\u2019inscription, la r\u00e9solution de probl\u00e8me technique et la facturation, l\u2019ex\u00e9cution de la proc\u00e9dure m\u00e9dicale et l\u2019interpr\u00e9tation diagnostique.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        L\u2019objectif premier de l\u2019imagerie m\u00e9diale \u00e9tant de produire un diagnostique \u00e0 la demande d\u2019un professionnel de la sant\u00e9, la communication des r\u00e9sultats et renseignements est consentie par d\u00e9faut.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        La communication est \u00e9galement consentie par d\u00e9faut lorsque le patient participe \u00e0 un programme particulier, comme le PQDCS, ou une \u00e9tude clinique.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        De plus, Radimed doit se soumettre \u00e0 la Loi concernant le partage de certains renseignements de sant\u00e9<\/i><\/span><\/span><\/span> (L.R.Q. chapitre <\/span><\/span><\/span>P-9.0001<\/span><\/span><\/span>) et communiquer l\u2019imagerie m\u00e9dicale, les renseignements personnels et les rapports au RID Montr\u00e9al-McGill pour publication au Dossier Sant\u00e9 Qu\u00e9bec (DSQ).<\/span><\/span><\/span><\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Si le patient ne d\u00e9sire plus particip\u00e9 au programme ou \u00e0 l\u2019\u00e9tude clinique, ou s\u2019il ne veut pas que ses renseignements ne soit publi\u00e9s au DSQ, il doit communiquer directement avec le programme pour signifier son retrait.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Outre l\u2019envoie par poste ou par t\u00e9l\u00e9copie aux professionnels de la sant\u00e9 des renseignements, Radimed privil\u00e9gie la transmission num\u00e9rique (HL7 et DICOM) \u00e0 des interfaces s\u00e9curis\u00e9es directement dans le Dossier M\u00e9dical \u00c9lectronique du r\u00e9f\u00e9rent ou au RID Montr\u00e9al-McGill. Cette op\u00e9ration s\u2019effectue par VPN ou autre tunnel s\u00e9curis\u00e9.<\/p>\n<\/li>\n

      • \n

        Au-del\u00e0 de la transmission normale des renseignements au professionnel r\u00e9f\u00e9rent ou du programme auquel il est inscrit, aucune communication \u00e0 un tiers n\u2019est permise sans son consentement explicite et \u00e9crit.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

        Conservation<\/b><\/p>\n

        Seul les renseignements ayant une utilit\u00e9 future, comme ceux concernant un employ\u00e9 ou ceux dont la conservation est r\u00e9gie par la loi, comme les renseignements sur un patient, ne peut \u00eatre conserv\u00e9.<\/p>\n

          \n
        • \n

          Les renseignements obtenus d\u2019un nouvel employ\u00e9 sont conserv\u00e9s pour la p\u00e9riode o\u00f9 la personne est \u00e0 l\u2019emploi de Radimed et de 7 ans suivant sont d\u00e9part.<\/p>\n<\/li>\n

        • \n

          Les documents papiers, contenant les renseignements personnels pour la prestation d\u2019imagerie m\u00e9dicale, ne sont conserv\u00e9 que pendant la p\u00e9riode d\u2019utilisation.<\/p>\n

          Les renseignements obtenus pour la prestation d\u2019imagerie m\u00e9dicale num\u00e9ris\u00e9s sont conserv\u00e9s pour une p\u00e9riode minimale de 10 ans, selon les modalit\u00e9s de la politique interne sur la conservation des donn\u00e9es d\u2019imagerie m\u00e9dicale.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

          Destruction<\/b><\/p>\n

          Tout renseignement qui ne doit pas \u00eatre conserv\u00e9, doit \u00eatre d\u00e9truit.<\/p>\n

            \n
          • \n

            Les documents papier doivent \u00eatre d\u00e9truit en utilisant minimalement une d\u00e9chiqueteuse.<\/p>\n<\/li>\n

          • \n

            Les donn\u00e9es num\u00e9riques (fichiers ou entr\u00e9es d\u2019une base de donn\u00e9e) doivent \u00eatre supprim\u00e9 de mani\u00e8re \u00e0 ce qu\u2019on ne puisse plus avoir acc\u00e8s ou de recouvrer les donn\u00e9es.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

            La destruction et la suppression doit s\u2019appliquer \u00e0 toutes copies de ces renseignements.<\/p>\n

            Il est a not\u00e9 que les renseignements personnels et m\u00e9dicaux ne sont jamais anonymis\u00e9s pour des fins de conservation au-del\u00e0 de leur p\u00e9riode de conservation. Ils sont simplement d\u00e9truits.<\/p>\n

            Demande d\u2019acc\u00e8s ou de correction, traitement des plaintes et incidents<\/b><\/p>\n

            Toute personne ayant fourni des renseignements personnels ou m\u00e9dicaux a le droit fondamental d\u2019en conna\u00eetre la nature, de recevoir une copie ou de demander une correction.<\/p>\n

            Demande d\u2019acc\u00e8s<\/b><\/p>\n

            Une personne d\u00e9sirant consulter la nature des renseignements que Radimed d\u00e9tient sur elle, ou d\u2019en obtenir une copie, doit le faire par \u00e9crit, en faisant parvenir une lettre ou un courriel au Responsable de la protection des renseignements personnels de Radimed\u00a0(RPRP).<\/p>\n

            La demande \u00e9crite doit clairement indiquer qu\u2019il s\u2019agit d\u2019une \u00ab\u00a0demande d\u2019acc\u00e8s aux donn\u00e9es personnelles\u00a0\u00bb et contenir des informations suffisantes pour identifier la personne.<\/p>\n

            Ceci, ne s\u2019applique pas aux rapports diagnostiques de cette personne. Ceux-ci peuvent lui \u00eatre transmis, en personne, un mois suivant l\u2019envoi \u00e0 son m\u00e9decin r\u00e9f\u00e9rent du rapport final. Cette mesure d\u2019acc\u00e8s aux r\u00e9sultats suit la norme \u00e9tablie par le Carnet Sant\u00e9 du Qu\u00e9bec et le Programme qu\u00e9b\u00e9cois de d\u00e9pistage du cancer du sein.<\/p>\n

            Le rapport peut lui \u00eatre transmis, en main propre, apr\u00e8s v\u00e9rification de son identit\u00e9.<\/p>\n

            Les demandes d\u2019acc\u00e8s concernant <\/span>l\u2019emploi seront redirig\u00e9es par le RPRP vers les responsables des ressources humaines appropri\u00e9es afin quelles fasse les v\u00e9rifications d\u2019usage et communiquent avec l\u2019employ\u00e9.<\/span><\/p>\n

            Avant de traiter une demande, le RPRP doit faire une validation diligente pour l\u2019identit\u00e9 du demandeur. Si la validation est impossible, la demande sera refus\u00e9e.<\/p>\n

            Une demande qui reste incompl\u00e8te apr\u00e8s 30 jours, suite \u00e0 une demande de renseignements suppl\u00e9mentaires, sera refus\u00e9e.<\/p>\n

            Une demande excessives, manifestement abusive, qui est contraire \u00e0 la bonne pratique m\u00e9dicale ou qui porte pr\u00e9judice \u00e0 un tiers, sera refus\u00e9e.<\/p>\n

            Une demande d\u2019acc\u00e8s est trait\u00e9e dans le 30 jours apr\u00e8s sa r\u00e9ception.<\/p>\n

            Demande de correction<\/b><\/p>\n

            Les renseignements personnels et m\u00e9dicaux doivent \u00eatre consign\u00e9 avec exactitude.<\/p>\n

            Un employ\u00e9 peut faire la demande de correction directement \u00e0 son sup\u00e9rieur responsable de son dossier.<\/p>\n

            Un patient peut le faire directement avec un membre de l\u2019\u00e9quipe administrative de Radimed. Il faut cependant prendre en compte ceci\u00a0:<\/p>\n

              \n
            • \n

              Les donn\u00e9es d\u00e9mographiques, telles que le pr\u00e9nom, nom, date de naissance et genre correctes, pour l\u2019inscription au dossier m\u00e9dical, sont celles contenues sur la carte de l\u2019Assurance-Maladie du Qu\u00e9bec (si applicable) et non les informations usuelles fournies par le patient. Ceci est n\u00e9cessaire pour la facturation et la publication au DSQ.<\/p>\n

              S\u2019il y a diff\u00e9rence entre les informations usuelles et celles de la RAMQ, le patient doit communiquer directement avec la RAMQ pour faire une demande de correction.<\/p>\n

              La correction ne pourra \u00eatre faite au dossier qu\u2019apr\u00e8s que la personne n\u2019ait pr\u00e9sent\u00e9 la carte de l\u2019Assurance-Maladie du Qu\u00e9bec corrig\u00e9e.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

              Si un changement ne peut \u00eatre port\u00e9 au dossier pour des raisons l\u00e9gitimes et expliqu\u00e9es, la personne demanderesse peut faire une plainte aupr\u00e8s du RPRP.<\/p>\n

              Une demande de corrections est trait\u00e9e dans le 30 jours apr\u00e8s sa r\u00e9ception.<\/p>\n

              Traitement des plaintes<\/b><\/p>\n

              Une personne d\u00e9sirant porter plainte, elle doit le faire par \u00e9crit, en faisant parvenir une lettre ou un courriel au Responsable de la protection des renseignements personnels de Radimed\u00a0(RPRP).<\/p>\n

              La demande \u00e9crite doit clairement indiquer qu\u2019il s\u2019agit d\u2019une <\/span>plainte, l\u2019objet et la nature de la plainte, <\/span>et contenir des informations suffisantes pour identifier la personne.<\/span><\/p>\n

              La nature de la plainte au RPRP peut porter sur\u00a0:<\/p>\n

                \n
              • \n

                une demande d\u2019acc\u00e8s au renseignements refus\u00e9e;<\/p>\n<\/li>\n

              • \n

                l\u2019obtention d\u2019une copie de rapport refus\u00e9;<\/p>\n<\/li>\n

              • \n

                une demande de correction refus\u00e9e ou impossible;<\/p>\n<\/li>\n

              • \n

                un incident qui implique ses renseignements.<\/span><\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

                Avant de traiter une plainte, le RPRP doit faire une validation diligente pour l\u2019identit\u00e9 du demandeur. Si la validation est impossible, la demande sera refus\u00e9e.<\/p>\n

                Une demande qui reste incompl\u00e8te apr\u00e8s 30 jours, suite \u00e0 une demande de renseignements suppl\u00e9mentaires, sera refus\u00e9e.<\/p>\n

                Une demande excessives, manifestement abusive, qui est contraire \u00e0 la bonne pratique m\u00e9dicale ou qui porte pr\u00e9judice \u00e0 un tiers, sera refus\u00e9e.<\/p>\n

                Une plainte est trait\u00e9e dans le 30 jours apr\u00e8s sa r\u00e9ception.<\/p>\n

                D\u00e9claration d\u2019incident<\/b><\/p>\n

                Un employ\u00e9 ou un patient qui se croit victime d\u2019un incident en regard \u00e0 ces renseignements personnels et\/ou m\u00e9dicaux doit suivre les instructions du \u00ab\u00a0Traitement des plaintes\u00a0\u00bb.<\/p>\n

                Le Responsable de la protection des renseignements personnels\u00a0:<\/p>\n

                  \n
                • \n

                  prendra les mesures n\u00e9cessaire pour \u00e9liminer ou diminuer les risques de pr\u00e9judice s\u00e9rieux;<\/span><\/p>\n<\/li>\n

                • \n

                  \u00e9valuera les risques d\u2019un pr\u00e9judice s\u00e9rieux et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, divulguera l\u2019incident \u00e0 la personne vis\u00e9e par l\u2019incident et \u00e0 la Commission d’acc\u00e8s \u00e0 l’information\u00a0du Qu\u00e9bec.<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

                    \n
                  • \n

                    et, <\/span>s\u2019assura que des mesures sont prises (ajustement des mesures de s\u00e9curit\u00e9s, formation, politique, proc\u00e9dure, <\/span>etc.<\/i><\/span>) pour que ce type d\u2019incident ne se produise plus dans le futur.<\/span><\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

                    \u00c9valuation des facteurs relatifs \u00e0 la vie priv\u00e9e<\/b><\/p>\n

                    Tout projet qui sort du cadre normal du processus de recrutement, de l\u2019emploi ou de la prestation de l\u2019imagerie m\u00e9dicale, et qui est susceptible d\u2019utiliser ou de partager des renseignements personnels et m\u00e9dicaux, fait l\u2019objet d\u2019une \u00e9valuation des facteurs relatifs \u00e0 la vie priv\u00e9e pour assurer la protection des informations obtenus par Radimed.<\/span><\/p>\n

                    Application de la politique<\/b><\/p>\n

                    Tous employ\u00e9s et fournisseurs de Radimed sont tenu de respecter la politique de gouvernance des renseignements personnels et m\u00e9dicaux de Radimed.<\/p>\n

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